Keseruan Di Balik Rumitnya Spreadsheet

formula spreadsheet

Sejak terpaksa mengurus data setoran KLIP dari ratusan peserta sejak 6 tahun lalu, saya jadi mengenal spreadsheet dengan lebih baik. Saya selalu terpesona dengan kecanggihannya. 

Sebenarnya saya tidak pernah benar-benar paham dengan formula yang biasa dipakai di google sheet. Ya, kami di KLIP cukup menggunakan Google Sheet yang gratisan dan bukan Excel dari Microsoft untuk pengelolaan datang. 

Sejak diajarkan Reisha beberapa tahun lalu, Saya dan Shinta mendapat warisan format perekapan setoran harian di KLIP. Termasuk juga bagaimana cara menampilkannya di website KLIP yang berplatform blogspot itu. 

Saya sih seringnya hanya hapal cangkem saja. Mengikuti pola yang ada. Kalau ketemu masalah dan bingung harus dibagaimanakan, saya tinggal bertanya ke Reisha selaku pawang spreadsheet KLIP atau teman-teman lain yang bisa diandalkan untuk bertanya mengenai hal ini.

Selain untuk perekapan data setoran KLIP, spreadsheet juga saya gunakan untuk membuat planner digital harian. Seperti untuk pencatatan keuangan keluarga, meal planner, check list habit tracker, perencanaan blog post atau editorial calender, sampai yang terbaru adalah membuat reading dan movie log. 

Awalnya saya membuat sendiri seadanya dan sebisa-bisanya. Terkadang mencoba meniru dan mengambil formula dari planner-planner gratisan. 

Saya masih berat hati untuk membeli planner digital yang harganya menurut saya terlalu mahal dan belum tentu terpakai juga. Sampai satu saat saya menemukan planner yang dijual dengan harga sangat terjangkau. 

Ternyata planner digital ini bagus dan sangat memuaskan. Memang sih, plannernya masih saya obrak-obrak untuk disesuaikan dengan kebutuhan saya. Tapi rasanya seru sekali loh mengutak-atik spreadsheet hingga bisa benar-benar kita rasakan manfaatnya.

Berikut beberapa rumus spreadsheet yang buat saya sangat mengagumkan dan semestinya dipelajari oleh semua orang:

Pivot table

Pivot table ini menurut saya canggih banget, karena bisa menampilkan data sesuai kebutuhan kita. Data apa pun, bisa dibongkar pasang dengan mudahnya.

Di KLIP, kami menggunakan pivot table untuk menghitung data setoran harian yang masuk menjadi rapor yang langsung bisa dilihat total setoran hariannya, total jumlah katanya, sampai total jumlah kata per setorannya. 

Saya juga biasa pakai pivot untuk laporan keuangan. Jadi dari data perincian pengeluaran setiap hari, bisa langsung dilihat di pivot tabelnya total pengeluaran per kategori dan per bulannya. 

Vlook Up

Saya sebenarnya sangat familiar dengan formula ini. Tapi baru hari ini saya benar-benar paham dan bisa menggunakannya sendiri. Bukan sekedar copas formula tanpa paham penggunaannya. 

Dengan Vlook up, saya jadi bisa dengan mudah mencari email teman-teman KLIP di data pendaftaran, untuk dikirimi email.

Formula mencari data yang berbeda dari dua kumpulan data. 

Ini lumayan menyita pikiran saya seharian. Di KLIP kami punya data 246 pendaftar di tahun 2025 ini. Lalu kami juga punya data jumlah pendaftar yang sudah setoran. Pertanyaannya adalah, bagaimana caranya mendapatkan data dari siapa saja yang belum setoran?

Kita bisa saja tanya chat GPT untuk hal seperti ini. Tapi kalau saya, membuat prompt pertanyaannya saja bingung. Untung Reisha bisa bantu membuatkan promptnya:

“Saya punya data di google sheet, ada 2 kolom, kolom 1 data peserta, kolom 2 data peserta yang sudah setor. Bagaimana cara mendapatkan data peserta yang belum setor?”

Eh bener dong, chat GPT memberikan beberapa opsi jawaban. Salah satunya adalah formula ini

=FILTER(A:A, ISNA(MATCH(A:A, B:B, 0)))

Sayangnya masih kurang tepat, yang akhirnya solusinya saya dapatkan dari Risna. Ternyata kurang yang namanya TRIM.

=FILTER(A:A, ISNA(MATCH(TRIM(A:A), TRIM(B:B), 0)))

Baru deh, listnya benar sesuai yang diharapkan. 

Penomoran secara otomatis

Selama ini saya biasanya kalau urusan penomoran itu caranya cukup dengan ngedrag kursornya sampai ke bawah. Ternyata tidak perlu seperti itu. Penomoran itu bisa otomatis dan langsung terisi begitu data masuk. 

Cukup dengan menggunakan formula:

=ArrayFormula(IF(ROW(B:B)=1;"No.";IF(ISBLANK(B:B);"";row(B:B)-1)))

Conditional Formatting

Conditional Formatting ini penting sekali untuk membantu melihat data dalam warna yang berbeda. Misalnya untuk melihat KLIPers yang memasukkan setoran dua kali dalam satu hari. Dengan conditional formatting, setoran pertama akan dijadikan berwarna.

Begitu juga untuk di rapor, setiap nama peserta bisa memiliki warna sesuai dengan badge yang mereka dapatkan secara otomatis. 

Membuat grafik yang sesuai kebutuhan 

Data itu memang lebih mudah dipahami jika ditampilkan dalam bentuk gambar daripada angka. Di google sheet, ada banyak sekali kemungkinan bentuk gambar ini. 

Bisa sederhana seperti sekedar memberikan tabel batang atau donat. Ada juga yang bisa menampilkan persentase sesuai pencapaian.

Bahkan di salah satu habit tracker, saya bisa membuat progres kegiatan berbentuk seperti tanaman dalam pot. Tanaman dalam pot akan tumbuh sesuai dengan persentase pencapaian. Seneng deh lihatnya.

Demikianlah beberapa formula spreadsheet yang sangat membantu saya. Spreadsheet memang seru kalau ditekuni. Ada yang tertarik belajar spreadsheet bersama?


Shanty Dewi Arifin
Shanty Dewi Arifin Mama yang sedang semangat belajar menulis demi bisa bayar zakat sendiri.

Posting Komentar untuk "Keseruan Di Balik Rumitnya Spreadsheet"